سیستم کدینگ در نرم‌افزار «شاخص» بر اساس سلسله‌مراتب دو‌سطحی طراحی شده است یعنی طبقه دارایی و گروه دارایی. هر دارایی، کد منحصربه‌فرد خود را بر اساس ترکیب کد طبقه و گروه تولید می‌کند. همچنین برای هر گروه دارایی، الزامی است که روش و نرخ استهلاک متناسب با ماهیت آن گروه، از پیش تعیین شود.

امکان تعریف فیلدهای سفارشی (مشخصات تکمیلی) برای هر گروه دارایی فراهم است. پس از ایجاد دارایی در گروه مربوطه، می‌توانید مشخصات دقیق هر قلم دارایی (از جمله ویژگی‌های فنی، گارانتی، تاریخ بهره‌برداری و ...) را ثبت نمایید.

ثبت دارایی‌های ثابت در سامانه از چهار مسیر عملیاتی پشتیبانی می‌کند: • استقرار دارایی • خرید مستقیم و ثبت هم‌زمان • انتقال از انبار (خریدهای انباری) • ساخت داخلی دارایی (تولید یا احداث)

در صورت نیاز به خروج اموال از موسسه به دلایلی از قبیل تعمیرات و یا بکارگیری اموال در خارج از موسسه اسناد لازم برای خروج اموال از موسسه گنجانده شده است. در این فرم ها دلایل خروج اموال از موسسه و همینطور زمان پیش بینی برگشت اموال نیز جهت پیگیری های بعدی و … قابل ثبت می باشند.

محاسبه استهلاک به‌صورت ماهانه یا دوره‌ای (مطابق با تقویم مالی) انجام شده و سند حسابداری استهلاک با اعمال روش‌های خط‌مستقیم، نزولی یا ساعات کارکرد، به‌طور خودکار صادر می‌شود.

در فرم فروش، با وارد کردن قیمت فروش، سیستم به‌صورت خودکار مبلغ سود/زیان ناشی از فروش را محاسبه و آرتیکل‌های حسابداری مربوط را صادر می‌کند.

با استفاده از فرم اسقاط، وضعیت دارایی به «اسقاط‌شده» تغییر یافته و سند حسابداری اسقاط دارایی و ثبت زیان اسقاط (در صورت وجود) به‌صورت خودکار تولید می شود.

سیستم امکان ردیابی موقعیت مکانی دارایی، تغییر محل استقرار، تحویل به پرسنل و برگشت از پرسنل را با ثبت تاریخ و مسئول مربوطه فراهم می‌کند.

هزینه‌های تعمیرات اساسی قابل ثبت بوده و سند حسابداری مرتبط به‌صورت خودکار بر اساس ماهیت هزینه صادر می‌شود.

این زیرسیستم از فرآیند تجدید ارزیابی با هدف انطباق با استانداردهای حسابداری پشتیبانی کرده و به‌ازای هر تغییر در ارزش دارایی، اسناد حسابداری اصلاحی را به‌طور خودکار تولید می‌کند.